Cuando hablamos de transformación digital solemos pensar en eficiencia, automatización y ahorro de tiempo. Y tiene sentido. Digitalizar procesos ayuda a trabajar mejor y a dedicar menos recursos a tareas repetitivas.
Pero hay otra cuestión muy importante que no podemos pasar por alto: el cumplimiento normativo.
En estos últimos años, el marco legal en España ha cambiado bastante. Normativas como la Ley Crea y Crece o el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación obligan a las empresas a revisar si sus herramientas tecnológicas siguen siendo adecuadas.
Principales cambios normativos que debes conocer
Adaptar la gestión empresarial a la legalidad exige comprender dos grandes reformas que transforman la forma de emitir, registrar y conservar las facturas.
Ley Crea y Crece: la factura electrónica B2B
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, estableció la obligación de que los empresarios y profesionales expidan, remitan y reciban facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B. Su objetivo principal es reducir la morosidad comercial y digitalizar los procesos de negocio.
Pero ¿qué es la factura electrónica? No se trata de enviar un archivo PDF por correo electrónico. Una factura electrónica es un documento digital emitido en un formato estructurado (como el estándar Facturae u otros XMLreglamentarios) que permite su procesamiento automatizado entre sistemas informáticos. Además, la normativa exige informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo y fecha de pago), garantizando una trazabilidad completa del cobro.
Su aplicación será progresiva tras la aprobación de la Orden Ministerial correspondiente: un año de plazo para empresas con facturación superior a 8 millones de euros y dos años para el resto de PYMES y autónomos.
Sistema Verifactu: trazabilidad y control fiscal
Por su parte, el Reglamento Verifactu (desarrollado en el Real Decreto 1007/2023 en el marco de la Ley Antifraude) busca prevenir el fraude fiscal impidiendo el uso de programas de ocultación de ventas o «doble contabilidad».
Esta normativa exige que cualquier software de facturación garantice la integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los registros. Cada factura generará un registro informático seguro con encadenamiento de datos y un código QR oficial para que el cliente pueda comprobar su validez ante la Agencia Tributaria.
importante no confundir VeriFactu con la factura electrónica obligatoria. Son obligaciones distintas: VeriFactu regula los requisitos de los sistemas y registros de facturación, mientras que la factura electrónica B2B regula la emisión, envío y recepción de facturas entre empresas y profesionales. En muchos negocios, ambas exigencias acabarán conviviendo.
El calendario establece que la obligación de utilizar un software adaptado comenzará el 1 de enero de 2027 para entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos. Las empresas podrán elegir entre enviar los registros automáticamente a la AEAT (modalidad Verifactu) o conservarlos en su propio sistema bajo estrictos requisitos de seguridad.
El problema con el software obsoleto y desactualizado
Muchas empresas apoyan su gestión diaria en infraestructuras heredadas o programas desarrollados a medida hace años. El gran riesgo es que muchas de ellas ignoran que su ERP se ha quedado obsoleto y no cumple con la normativa actual.
Con la facturación electrónica, por ejemplo, ya no basta con sustituir las facturas en papel por un documento digital. Los sistemas de gestión deben ser capaces de generar, enviar, recibir, almacenar y consultar facturas electrónicas en formatos estructurados, además de integrarlas de forma fluida con el resto de los procesos administrativos y financieros de la empresa.
Utilizar un programa no adaptado expone al negocio a sanciones económicas y provoca que las facturas emitidas sean consideradas inválidas a efectos fiscales, perjudicando la deducción de gastos de los clientes.
Señales de que tu ERP puede estar quedándose atrás
Presta atención si tu sistema presenta alguna de estas señales:
- Solo genera archivos PDF o documentos no estructurados: Si no exporta facturas en formatos estructurados oficiales como Facturae, no cumple con la Ley Crea y Crece.
- Permite modificar o borrar facturas emitidas: La ley prohíbe la alteración manual de datos sin dejar un registro histórico inalterable.
- No genera códigos QR oficiales ni registros encadenados: Faltan los elementos de trazabilidad exigidos por Verifactu.
- Carece de la declaración responsable del desarrollador: El fabricante del software debe certificar formalmente que se adapta al Real Decreto 1007/2023.
- Sin actualizaciones continuas: Un programa a medida sin soporte activo no podrá responder a los cambios reglamentarios de la Agencia Tributaria.
Contasimple: una solución tecnológica accesible y actualizada a la nueva normativa
Para una PYME o un autónomo, adaptarse a nuevas obligaciones fiscales no debería significar embarcarse en un proyecto tecnológico complejo. La clave está en contar con una herramienta que evolucione junto con la normativa y que, al mismo tiempo, sea sencilla de utilizar.
Contasimple by Cegid combina facturación, gestión de gastos, conciliación bancaria y otras funciones de gestión en un entorno accesible desde cualquier dispositivo. Además incluye funcionalidades de factura electrónica, generación de formatos como Facturae y actualizaciones constantes para adaptarse a los cambios normativos.
En el caso de VeriFactu, Contasimple ya dispone de una versión adaptada al reglamento, con generación de registros, trazabilidad, código QR y opciones de conexión con la Agencia Tributaria.
La idea de fondo es sencilla: la transformación digital no termina cuando una empresa deja atrás el papel.
Revisar ahora el ERP puede evitar tener que reaccionar con prisas más adelante. Porque adaptar la tecnología a tiempo también forma parte de la gestión responsable de una PYME.
